Bevor Sie eine Microsoft Access-Datenbank zu erstellen, müssen Sie sich zunächst über die Grundlagen, deren Einsatzzweck klar werden, z.B. Daten sammeln, Aufträge nachverfolgen, Aktivitäten protokollieren, Verkäufe aufzeichnen oder vieles mehr.
Die meisten Datenbankplaner überspringen diesen Schritt, bevor sie eine MS Access-Datenbank erstellen. Schreiben Sie Ihre Prozesse, für die Sie eine DB zerzeugen, Schritt für Schritt auf.
Nachdem Sie Ihre Grundlagen / Abläufe kennen, sollten Sie als nächstes auf Papier zeichnen, wie jedes Formular zur Eingabe und jeder Bericht zur Ausgabe, den Ihre DB später haben soll, aussehen muss. Dies wird Ihr Datenbankdesign. In jedes Formular und Bericht möchten Sie die Namen der Felder schreiben, die Sie verwenden oder sehen möchten. Jedes Formular oder jeder Bericht benötigt auch einen Titel. Auf diese Weise können Sie genau überlegen und herausfinden, welche Felder Sie benötigen und wo sie platziert werden müssen. Sehen Sie sich dann Ihre Berichte an und stellen Sie sicher, dass Sie wissen, woher die Daten für dieses Feld oder diese Spalte stammen.
Jetzt können Sie Ihre Tabellen entwerfen. Anhand jedes Ihrer Formulare können Sie sehen, welche Tabellen Sie benötigen. Normalerweise hat jedes Formular eine Tabelle und diese Tabelle enthält die Felder aus Ihrem Formular. Einige dieser Felder stammen möglicherweise aus anderen Tabellen, der Großteil stammt jedoch normalerweise aus einer Tabelle. Listen Sie die Tabellen auf, die Sie benötigen, und die Felder für jede Tabelle. Jede Tabelle in Access sollte für jeden Datensatz eine eindeutige Kennung „Primärschlüssel“ haben. Zum Beispiel; Wenn die Tabelle mit Personaldaten gefüllt ist, wird jedem Personendatensatz (Zeile) in der Tabelle ein „Personal-ID“-Schlüssel zugewiesen. Keine zwei Felder in der DB dürfen den gleichen Namen haben.
Beziehungen in Access werden nicht entworfen, sondern basierend auf Ihren tatsächlichen Geschäftspraktiken ermittelt. Notieren Sie nach 1 zu 1 oder 1 zu n (mehrere)-Beziehungen (Kardinalitäten). Und platzieren Sie einen Fremdschlüssel in jeder der n-Tabellen. Stellen Sie sicher, dass es sich um denselben Feldtyp handelt, jedoch kein Schlüsselfeld ist.
Nach dem Entwerfen können Sie Ihre Tabellen wirklich erstellen. Microsoft Access hat einige Tools bereitgestellt, mit denen Sie die Grundlagen Komponenten für Ihre Datenbank erstellen können. Ich werde nicht auf alle Details in diesem Artikel eingehen. Es ist jedoch am wichtigsten, dass Sie Ihre Tabellen erstellen, bevor Sie Ihre Formulare erstellen.
Nachdem Sie Ihre Tabellen erstellt haben, erstellen Sie Ihre Formulare. Folgen Sie dem Papierdesign, damit Sie wissen, wo Ihre Felder platziert werden sollen. Sie können Assistenten verwenden oder von Hand hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass Sie zuerst Ihre Tabellen erstellen, bevor Sie Ihre Formulare erstellen.
Geben Sie nach dem Erstellen Ihrer Formulare einige Testdaten ein, damit Sie sehen können, was Sie in Ihren Berichten tun.
